Privacy notice

How we handle personal information

This notice explains what happens to your information when you contact us, book a call or work with us. We have kept it specific to the way this advisory service operates.

Last updated 18 July 2026

Privacy notice

Mauvlabs Advisory is a service of Mauvlabs Synergy. In this notice, we, us and our refer to Mauvlabs Synergy. This notice is written with the Malaysian Personal Data Protection Act 2010 and its amendments in mind.

The short version

We ask for enough information to understand your enquiry, arrange a call and, if we work together, deliver the agreed service. The website does not have a database or a hidden form submission service. The enquiry form prepares an email in your own email application. Nothing leaves your device until you choose to send that email.

Please do not send passwords, private keys, production credentials or personal data that we do not need. If an engagement requires sensitive technical material, we will agree on a suitable channel first.

Information we receive

Depending on how you deal with us, we may receive:

your name, work email address, company, role, website, industry and team size;
the security concern, system, finding, deadline or package you want to discuss;
booking details, meeting notes and ordinary email metadata;
proposals, engagement records, technical contacts, invoices and payment records if you become a client; and
advisory material that your authorised team chooses to share under an agreed engagement.

Like most websites, our hosting and network providers may process basic request information such as an IP address, browser type, requested page and time of access. This is used to deliver and protect the site. We do not currently run advertising trackers, behavioural profiling or website analytics.

How the enquiry form works

The form on our contact page creates a mailto: link. The site does not transmit, save or inspect what you type. If you send the prepared email, your email provider sends it to advisory@mauvlabs.com. From that point, the message is handled like any other business email.

Booking a call

Our booking link takes you to Cal.com, a separate service. Cal.com may process your name, contact details, time zone, booking choices and usage data, and its systems or service providers may be outside Malaysia. Please read the Cal.com privacy policy before booking. We receive the booking details needed to arrange and run the call.

Why we use personal information

We use relevant information to:

reply to an enquiry and decide whether the work is a sensible fit;
schedule and prepare for calls;
prepare a proposal, engagement letter or invoice;
deliver advisory work and keep an accurate record of decisions;
manage the client relationship and protect our systems; and
meet legal, tax, accounting and professional obligations.

We do not sell personal information. We do not add enquiry details to a marketing list. If we introduce a newsletter or similar service later, we will ask separately and update this notice before using it.

Who may receive it

We limit access to people who need the information for the purpose it was provided. This may include the senior consultant handling the enquiry, authorised delivery personnel, and providers used for email, scheduling, hosting, business collaboration, accounting or legal advice. We may also disclose information when the law requires it or when necessary to protect a person, our systems or our legal rights.

Some providers operate outside Malaysia. Where personal information needs to cross borders, we take reasonable steps to use reputable providers and appropriate safeguards for the information involved.

How long we keep it

We keep information only while it has a real business, contractual, security or legal purpose. An enquiry that goes no further should not stay in our records indefinitely. Client records may need to be kept longer for delivery history, accounting, legal claims or agreed assurance needs. We review information and remove or anonymise it when there is no longer a sound reason to keep it.

Security

We use reasonable technical and organisational measures suited to a small, senior-led advisory practice. Access is limited, sensitive material is kept out of ordinary channels where practical, and service providers are chosen with security in mind. No internet transmission or storage system is completely risk free, so we will never ask you to treat ordinary email as a secure vault.

Your choices and rights

Subject to applicable law, you may ask whether we hold personal information about you, request access or correction, withdraw consent, or ask us to stop using information for a particular purpose. You may also object to direct marketing. We do not use website enquiries to make solely automated decisions about people.

Email your request to advisory@mauvlabs.com. We may need to confirm your identity before releasing or changing a record. Some information cannot be deleted immediately where we must keep it for a contract, legal obligation, dispute or security record.

You can also contact the Office of the Personal Data Protection Commissioner, Malaysia if you have a concern about the handling of personal data.

Children

This is a business advisory service and is not directed at children. If you believe a child has sent us personal information, contact us so we can deal with it promptly.

Changes to this notice

We will update this page when the way we collect or use information changes. The date at the top shows the latest revision. A material change will not be used as a quiet excuse to reuse old information for an unrelated purpose.

Notis privasi

Mauvlabs Advisory ialah perkhidmatan Mauvlabs Synergy. Dalam notis ini, kami merujuk kepada Mauvlabs Synergy. Notis ini disediakan dengan mengambil kira Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia serta pindaan-pindaannya.

Ringkasnya

Kami meminta maklumat yang cukup untuk memahami pertanyaan anda, mengaturkan panggilan dan, jika kita bekerjasama, melaksanakan perkhidmatan yang dipersetujui. Laman web ini tidak mempunyai pangkalan data atau sistem penghantaran borang tersembunyi. Borang pertanyaan hanya menyediakan e-mel dalam aplikasi e-mel anda. Tiada maklumat meninggalkan peranti anda sehingga anda sendiri menghantar e-mel itu.

Jangan hantar kata laluan, kunci peribadi, kelayakan sistem produksi atau data peribadi yang tidak diperlukan. Jika tugasan memerlukan bahan teknikal sensitif, kami akan bersetuju tentang saluran yang sesuai terlebih dahulu.

Maklumat yang kami terima

Bergantung pada urusan anda dengan kami, maklumat itu mungkin termasuk:

nama, alamat e-mel kerja, syarikat, jawatan, laman web, industri dan saiz pasukan;
isu keselamatan, sistem, penemuan, tarikh akhir atau pakej yang ingin dibincangkan;
butiran tempahan, nota mesyuarat dan metadata e-mel biasa;
cadangan, rekod tugasan, kenalan teknikal, invois dan rekod bayaran jika anda menjadi pelanggan; dan
bahan nasihat yang dikongsi oleh pasukan anda yang diberi kuasa di bawah tugasan yang dipersetujui.

Seperti kebanyakan laman web, penyedia hos dan rangkaian kami mungkin memproses maklumat permintaan asas seperti alamat IP, jenis pelayar, halaman yang diminta dan masa akses. Maklumat ini digunakan untuk menyampaikan dan melindungi laman. Kami tidak menggunakan penjejak iklan, pemprofilan tingkah laku atau analitik laman web pada masa ini.

Cara borang pertanyaan berfungsi

Borang pada halaman hubungan menyediakan pautan mailto:. Laman ini tidak menghantar, menyimpan atau memeriksa apa yang anda taip. Jika anda menghantar e-mel yang disediakan, penyedia e-mel anda akan menghantarnya kepada advisory@mauvlabs.com. Selepas itu, mesej tersebut dikendalikan seperti e-mel perniagaan yang lain.

Menempah panggilan

Pautan tempahan membawa anda ke Cal.com, iaitu perkhidmatan yang berasingan. Cal.com mungkin memproses nama, butiran hubungan, zon waktu, pilihan tempahan dan data penggunaan anda. Sistem atau penyedia mereka mungkin berada di luar Malaysia. Sila baca dasar privasi Cal.com sebelum membuat tempahan. Kami menerima butiran yang diperlukan untuk mengaturkan dan menjalankan panggilan.

Sebab kami menggunakan maklumat peribadi

Kami menggunakan maklumat yang berkaitan untuk:

menjawab pertanyaan dan menentukan sama ada kerja itu sesuai untuk kami;
menjadualkan dan membuat persediaan untuk panggilan;
menyediakan cadangan, surat tugasan atau invois;
melaksanakan kerja nasihat dan menyimpan rekod keputusan yang tepat;
mengurus hubungan pelanggan dan melindungi sistem kami; dan
memenuhi kewajipan undang-undang, cukai, perakaunan dan profesional.

Kami tidak menjual maklumat peribadi. Kami juga tidak memasukkan butiran pertanyaan ke dalam senarai pemasaran. Jika kami memperkenalkan surat berita atau perkhidmatan serupa, kami akan meminta kebenaran secara berasingan dan mengemas kini notis ini terlebih dahulu.

Pihak yang mungkin menerima maklumat

Akses dihadkan kepada pihak yang memerlukan maklumat untuk tujuan ia diberikan. Ini mungkin termasuk perunding kanan yang mengendalikan pertanyaan, kakitangan penyampaian yang diberi kuasa, serta penyedia e-mel, penjadualan, hos, kerjasama perniagaan, perakaunan atau nasihat undang-undang. Kami juga mungkin mendedahkan maklumat jika diwajibkan oleh undang-undang atau jika perlu untuk melindungi seseorang, sistem kami atau hak kami.

Sesetengah penyedia beroperasi di luar Malaysia. Apabila maklumat peribadi perlu dipindahkan merentas sempadan, kami mengambil langkah yang munasabah untuk menggunakan penyedia yang bereputasi dan perlindungan yang sesuai.

Tempoh penyimpanan

Kami menyimpan maklumat hanya selagi terdapat tujuan perniagaan, kontrak, keselamatan atau undang-undang yang sebenar. Pertanyaan yang tidak diteruskan tidak patut kekal dalam rekod kami selama-lamanya. Rekod pelanggan mungkin perlu disimpan lebih lama untuk sejarah penyampaian, perakaunan, tuntutan undang-undang atau keperluan jaminan yang dipersetujui. Kami menyemak rekod dan memadam atau menganonimkannya apabila tiada lagi sebab yang munasabah untuk menyimpannya.

Keselamatan

Kami menggunakan langkah teknikal dan organisasi yang munasabah untuk amalan nasihat kecil yang dikendalikan oleh perunding kanan. Akses dihadkan, bahan sensitif dijauhkan daripada saluran biasa apabila praktikal, dan penyedia perkhidmatan dipilih dengan mengambil kira keselamatan. Tiada penghantaran internet atau sistem storan yang bebas risiko sepenuhnya. Oleh itu, jangan anggap e-mel biasa sebagai peti simpanan yang selamat.

Pilihan dan hak anda

Tertakluk kepada undang-undang yang berkenaan, anda boleh bertanya sama ada kami menyimpan maklumat peribadi anda, meminta akses atau pembetulan, menarik balik persetujuan, atau meminta kami berhenti menggunakannya untuk tujuan tertentu. Anda juga boleh membantah pemasaran terus. Kami tidak menggunakan pertanyaan laman web untuk membuat keputusan automatik sepenuhnya mengenai seseorang.

Hantar permintaan anda melalui e-mel kepada advisory@mauvlabs.com. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda sebelum memberikan atau mengubah rekod. Sesetengah maklumat tidak boleh dipadam serta-merta jika kami perlu menyimpannya bagi kontrak, kewajipan undang-undang, pertikaian atau rekod keselamatan.

Anda juga boleh menghubungi Pejabat Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi, Malaysia jika anda mempunyai kebimbangan tentang pengendalian data peribadi.

Kanak-kanak

Ini ialah perkhidmatan nasihat perniagaan dan bukan untuk kanak-kanak. Jika anda percaya seorang kanak-kanak telah menghantar maklumat peribadi kepada kami, hubungi kami supaya perkara itu boleh ditangani dengan segera.

Perubahan kepada notis ini

Kami akan mengemas kini halaman ini apabila cara kami mengumpul atau menggunakan maklumat berubah. Tarikh di bahagian atas menunjukkan semakan terkini. Perubahan besar tidak akan digunakan secara senyap untuk menggunakan semula maklumat lama bagi tujuan yang tidak berkaitan.